ÍNDICE
INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 1
LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN Y SU IMPORTANCIA....................................... 2
LA INFORMACIÓN
COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES...................... 3
VALOR DE LA INFORMACIÓN........................................................................................ 3
INFORMACIÓN SEGÚN EL NIVEL ORGANIZACIONAL............................................ 4
TIPOS Y USOS DE
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN........................................... 5
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN........................................... 5
¿Cómo debe
ser un sistema de información?............................................................... 6
UNA SOCIEDAD
DE INFORMACION GLOBAL............................................................ 8
ESTRATEGIAS
COMPETITIVAS CON LA TI................................................................. 8
IMPLEMENTACIÓN
DE TIC PARA LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN............... 9
CONCLUSIÓN................................................................................................................... 10
REFERENCIAS................................................................................................................. 11
ANEXOS............................................................................................................................. 12
El trabajo que presentamos a
continuación trata sobre Los sistemas de información y su importancia.
Un sistema de información es un
conjunto de elementos interrelacionados para dar tratamiento y administración a
los datos e información los cuales están listos para ser usados posteriormente,
todo ello con la intención de cumplir una meta en común. Todo sistema de
información tiene componentes, elementos o partes que hacen que los procesos de
un negocio se desarrollen de una forma adecuada y de la mejor manera posible,
en beneficio y cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Las organizaciones siempre
utilizaron sistemas que les permitieron administrar el manejo de su
información, con lo cual no necesariamente debe existir una computadora para
reconocer la existencia de estos tipos de sistemas, pues estos pueden ser
también del tipo manuales; por ejemplo una distribuidora pequeña que no tenga
informatizada la totalidad de sus esquemas de logística y comercialización. Lo
importante es que el sistema permita almacenar, recuperar, procesar y
distribuir información.
Sin embargo, es cada vez más
necesario el disponer de sistemas de información basados en computadoras por
los beneficios que estos proporcionan: reducción de errores provocados por las
personas a través del control de las entradas, velocidad en el procesamiento de
datos, posibilidad de realizar tediosos análisis sobre los mismos, reducción de
espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de buscar
algún dato en particular, y otros tipos de ventajas que podrían lograrse en
caso de enfocarse en el uso estratégico de los mismos.
En los entornos de negocio
actuales, el disponer de una buena gestión en el uso de los sistemas de
información se convierte en una estrategia que pueden utilizar las empresas
para hacer frente a sus fuerzas competitivas.
Un Sistema de
Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo
electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como
sinónimo de "sistema de información computarizado".
Los elementos
que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los
datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las
telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.
Un Sistema de
Información realiza cuatro actividades básicas:
·
Entrada
de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere
para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
·
Almacenamiento
de información: es una de las
actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardad en la sesión o proceso anterior.
·
Procesamiento
de la información:
esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente
en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los
datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.
·
Salida
de información: es la capacidad
de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la
voz, etc.
Desde hace ya algunos años las
organizaciones han reconocido la importancia de administrar los principales
recursos como la mano de obra y las materias primas.
La información se ha colocado en
un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas
actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado
a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción
empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los
tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
Si deseamos maximizar la utilidad
que posee nuestra información, el negocio la debe manejar de forma correcta y
eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes. Los
administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con
la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda
la información que es manejada en la organización. Aunque la información se
encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es
estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro
de un negocio.
La fácil disponibilidad que poseen
las computadoras y las tecnologías de información en general, han creado una
revolución informática en la sociedad y de forma particular en los negocios. El
manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa
del manejo de datos producidos manualmente.
Valor de la
información es relativo depende de quién, dónde y cuándo lo use, no tiene un
valor universal.
El valor
normativo de la Información en la toma de decisiones es explicado por
economistas y estadísticos derivado de la teoría de decisiones. La
premisa básica es que siempre tenemos un conocimiento preliminar acerca de la
ocurrencia de un hecho o evento que puede ser importante en nuestras
decisiones. Cualquier información adicional puede modificar nuestro punto de
vista sobre la ocurrencia del evento y por lo tanto cambiar nuestras decisiones
y la recompensa esperada. Por lo tanto, el valor de una información adicional
es la diferencia en la recompensa esperada obtenido por reducir la incertidumbre
acerca del futuro.
Los
requerimientos de información varían de acuerdo al nivel dentro de la
organización. Según los tres niveles administrativos, a medida que se desciende
del nivel estratégico al operacional los datos son de origen internos y más
objetivos.
|
Nivel
|
Responsabilidad
|
Requerimientos
|
|
Estratégico
|
Planeación
estratégica
|
Más datos
externos y subjetivos
|
|
Táctico
|
Control
administrativo
|
Algunos datos
externos y subjetivos
|
|
Operacional
|
Control
operativo
|
Más datos
internos y objetivos
|
Control
operativo:
Asegurar que las tareas específicas se lleven a cabo de manera eficaz y
eficiente.
Control
Administrativo:
Asegurar que se obtengan los recursos y se empleen en forma eficaz y eficiente.
Planeación
estratégica:
Especificación de estrategia, objetivos de la organización y la asignación de
recursos para su ejecución.
Durante los próximos años, los
sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:
1.
Automatizar los procesos operativos.
2.
Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
3.
Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Con frecuencia, los sistemas de
información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una
organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal
consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,
planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que
apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de
decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión Supporting System). El tercer
tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los
Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el
fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de
Información (TI).
Hoy los sistemas de
información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, más allá del
rédito que significa para la toma de decisiones y los procesos productivos.
Un sistema de información
adecuado además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios
que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede
resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la
compañía.
Por todo ello, es importante
destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio
organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino
también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma
acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de
sistema.
Por otra parte, es de vital
importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para
el procesamiento y transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de
información.
Cuando se incorpora tecnología
informática en las empresas, para obtener los mejores resultados es importante
que se desarrolle la mayor compatibilidad hombre-máquina, es decir que además
de invertir en tecnología se deberá capacitar al personal.
Tengamos en cuenta que para
lograr un 100 % de toma de decisiones inteligentes, es necesaria la utilización
de sistemas de información con tecnología informática de última generación, es
decir que el software utilizado debe poseer todas las características
imprescindibles para que su utilidad en nuestro entorno sea la óptima.
Los sistemas de información
deben ser:
Flexibles: un adecuado sistema de
información deberá ser maleable y ofrecer gran cantidad de opciones para la
administración y evaluación de los datos.
Específicos: El sistema debe ser capaz de
adecuarse a cada situación y sector de la empresa.
Actualizables: El sistema no sólo debe
afrontar los cambios en los negocios surgidos desde las demandas del mercado,
sino también ofrecer la posibilidad de cambios a medida que el personal se
capacite.
Poderosos: Deberá brindar las
herramientas adecuadas para realizar evaluaciones analíticas de las
oportunidades y resultados posibles de las mismas en la práctica de futuros negocios.
Tengamos en cuenta que el rol
de los sistemas de información no será tomar las decisiones, sino colaborar en
el proceso, siendo de gran ayuda para todo lo referente a la gestión
empresarial.
Una de las herramientas más
utilizadas en la actualidad por gran cantidad de Pymes que han decidido incluir
tecnología informática en su cadena productiva es el sistema de información
denominada Data Warehousing.
Se trata de una base de datos
creada en base a las necesidades de brindar respuesta y colaborar en la
resolución de situaciones ante las que puede hallarse el usuario final.
El Data Warehousing ofrece un
acceso interactivo a la información, tanto actual como histórica con el fin de
brindar respuestas rápidas y resultados de evaluaciones adecuados para cada
situación.
Debido a sus características,
en la mayoría de la empresas que utilizan Data Warehousing este tipo de
sistemas no sólo se emplea en los sectores gerenciales, sino que también muchas
veces es utilizado en áreas técnicas específicas donde se hace necesaria la
tomas de decisiones cotidiana.
Cabe destacar que si el
sistema de Data Warehousing sólo se emplea en el ámbito gerencial para la toma
de decisiones estratégicas, y no se implementa en otras áreas, el mismo no se
nutrirá de la información necesaria, y debido a que los datos están incompletos
puede llegar a reportar errores en el momento de una evaluación correcta de los
mismos porque tengamos en cuenta que la principal funcionalidad de este sistema
es servir como base de información.
El sistema de Data Warehousing
brinda una plataforma adecuada para que las empresas puedan lograr una
excelente calidad de servicio, siendo confiables, eficientes y competentes,
tres pilares fundamentales que se deben cumplir para permanecer en el mercado
actual.
Estamos viviendo en una
sociedad de información global emergente, con una economía global que depende
cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la
información a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en
proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales
interconectadas en red.
Por ejemplo, las empresas se
están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios,
utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar
productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando
alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro clientes
de todo el mundo. El manejo y la realización de estos cambios estratégicos
serían imposibles sin Internet, Intranets y otras redes globales de computación
y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las
empresas globales de hoy.
Las personas de muchas
naciones ya no viven en sociedades agrícolas, compuestas principalmente de
agricultores, o incluso sociedades industriales, donde la mayor parte de la
fuerza laboral se compone de trabajadores de fábrica. En cambio, en muchas
naciones gran parte de la fuerza laboral está constituida por personas que se
ocupan en labores de prestación de servicios o trabajadores del conocimiento,
es decir, personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicación
y colaboración en equipos y grupos de trabajo, y a la creación, uso y
distribución de la información.
Con frecuencia, el uso de la
tecnología de información para la globalización y la reingeniería de procesos
empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de información que ayudan
a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para
desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa
una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una
empresa.
Estrategias de costo, por
ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para
reducir los costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio
electrónico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing.
Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la
tecnología de información para diferenciar productos o servicios de una
empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los
productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios únicos.
Por ejemplo, suministrar
servicios rápidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web
en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a
clientes individuales los productos y servicios que le atraen.
Como hemos visto hasta aquí,
en la actualidad es necesaria la incorporación de un sistema de información
eficaz, que permita alcanzar cambios significativos en la productividad y
administración de una empresa, para lo cual es imprescindible la utilización de
tecnologías de información y comunicación que brindan la posibilidad de aunar
funcionalidades de almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos.
Básicamente, las TIC, siglas
de tecnologías de la información y la comunicación, se tratan de un grupo de
técnicas, desarrollos y dispositivos de última generación, que permiten
integrar diferentes funcionalidades relacionadas con el almacenamiento, el
posterior procesamiento y por último la transmisión de los datos.
Por ello, en el momento de
diseñar un sistema de información eficaz, es necesaria la incorporación de las
TIC, que permitirán hacer posible la puesta en marcha del sistema que ha sido
desarrollado en base a los requerimientos de los datos en las diversas áreas de
la empresa.
Todas las empresas grandes,
medianas inclusive las pymes, hoy en día, teniendo en cuenta al avance de la
tecnología y la competencia que existen en el mercado se ven obligadas a contar
con un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones
empresariales con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento. Un
sistema o una base de datos brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas,
incrementar la capacidad de organización de la empresa y llevar un mayor
control de todos los sectores.
Muchas veces, tendemos a
pensar que la información necesaria para conseguir un mayor número de
beneficios se centra en las ventas, compras, etc. Sin embargo, para llevar una
buena administración de la empresa, hay que conseguir la máxima información
disponible de todos los departamentos y ámbitos de la empresa. Solo así,
podremos mejorar en todos los aspectos de la empresa como el proceso
productivo, los recursos humanos, contabilidad, etc. Debemos obtener una visión
holística de la empresa para saber reunir toda la información de la que
disponemos y tratarla correctamente.
Es imposible que las persones
recolecten toda la información sobre la empresa a mano, por lo que la
tecnología se vuelve a hacer necesaria para gestionar los diferentes flujos de
información de la organizaciones empresariales. Esta tecnología nos permite la
mecanización de los procesos y la recopilación automática de todos los datos de
la empresa. De esta forma, se puede llevar un control de la empresa instantáneo
y hacer que cuadren todas las cuentas de la empresa.
José Joaquín López. (2006). Dirección
y gestión de los sistemas de información en la empresa. 2da edición.
Madrid: Esic Editorial.
https://tecnologia-informatica.com/sistemas-informacion-empresa/
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